استراتيجية إدارة الوقت.. دليلك الذهبي لحياة أكثر إنتاجية وأقل توترا

منوعات-تعز اليوم- الجزيرة مباشر:

في ظل تسارع وتيرة الحياة الحديثة وضغوط العمل المتزايدة، باتت مهارات إدارة الوقت ضرورة لا غنى عنها.

وكشفت دراسة حديثة أن 12% فقط من الموظفين يتمتعون بإنتاجية كاملة خلال ساعات العمل، بينما يواجه الباقون تحديات عديدة تتعلق بالتشتت وعدم القدرة على التركيز.

ويطرح خبراء في هذا المجال، من أبرزهم الكاتبة والمذيعة “جيني بليك”، مجموعة من الاستراتيجيات التي تهدف إلى تحسين استخدام الوقت وتعزيز الإنجاز في بيئات العمل.

ما المقصود باستراتيجيات إدارة الوقت؟

وتشير استراتيجيات إدارة الوقت إلى مجموعة من التقنيات التي تهدف إلى تعظيم الاستفادة من ساعات اليوم، من خلال تنظيم المهام وتوزيع الجهود بشكل فعّال.

ويمكن أن تبدأ هذه الاستراتيجيات ببساطة عبر كتابة قائمة بالمهام اليومية وتخصيص وقت معين لكل منها.

فعلى سبيل المثال، إذا كنت تعمل في مجال المبيعات، قد تُخصص الساعات الصباحية للمكالمات، وساعات الظهيرة للاجتماعات، وفترة ما بعد الظهر للعمل على العروض التقديمية.

لماذا تعتبر مهارات إدارة الوقت مهمة؟

وتساعد مهارات إدارة الوقت الأفراد على تنظيم يومهم بشكل أفضل، مما يعزز شعورهم بالتحكم في مجريات حياتهم اليومية.

كما أن إتقان هذه المهارات ينعكس إيجابًا على الإنتاجية ويمنح الشخص فرصة للاسترخاء بعد انتهاء يوم العمل، مما يعزز الثقة بالنفس ويقلل من مستويات التوتر.

ما أبرز استراتيجيات إدارة الوقت؟

يمكن إجمال أبرز استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة فيما يلي:

تحديد “الساعة الذهبية”

يشير الخبراء إلى أهمية تحديد “الساعة الذهبية” لكل شخص، أي الفترة الزمنية التي يبلغ فيها الفرد ذروة تركيزه وإنتاجيته.

فبينما يفضل البعض العمل في الصباح الباكر، يجد آخرون أن قدرتهم على الإنجاز تكون أعلى في ساعات المساء. ويساعد التعرف على هذه الفترات في توزيع المهام بشكل يحقق أكبر استفادة ممكنة من الطاقة الذهنية.

تحديد الأهداف الذكية

لا يمكن إنجاز الأهداف بشكل فعّال ما لم تكن محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق ومرتبطة بسياق العمل ولها إطار زمني واضح.

ويعرف هذا النموذج باسم “SMART”، ويعد أداة عملية لتحديد الأهداف سواء في الحياة المهنية أو الشخصية، مثل زيادة نسبة المبيعات خلال ربع سنوي معين أو الانتهاء من قراءة عدد معين من الكتب خلال شهر واحد.

جدولة المهام

أثبتت الدراسات أن تنظيم الوقت من خلال استخدام التقويم الأسبوعي والألوان المختلفة لتصنيف المهام، يسهّل عملية المتابعة ويحول الجدول إلى أداة مرئية تعزز الانضباط.

كذلك، فإن جدولة فترات محددة لكل مهمة يسهم في تقليل التسويف والضياع الذهني.

تخصيص فترات للتركيز العميق

من أكبر معوقات الإنتاجية هو ما يعرف بـ”فتات الوقت”، وهو الوقت الذي يتفتت بسبب المكالمات أو الرسائل المفاجئة.

ولمواجهة ذلك، ينصح الخبراء بتخصيص فترات محمية في الجدول لا يُسمح فيها بالمقاطعة، ويُطلق عليها “فترات عدم الجدولة”. هذه الفترات تساعد على إنجاز الأعمال العميقة دون انقطاع.

الاستخدام الذكي للتكنولوجيا

في الوقت الذي تشكل فيه التكنولوجيا عاملًا في التشتت، يمكن استخدامها أيضًا بشكل إيجابي.

فهناك أدوات لإدارة البريد الإلكتروني، مثل الفلاتر والاستجابات التلقائية، تقلل من الضغط الذهني الناتج عن الكم الهائل من الرسائل. كما تساعد التطبيقات على تنظيم المهام وتذكير المستخدمين بالمواعيد النهائية.

إعادة النظر إلى بداية الأسبوع

يرى البعض أن يوم بداية الأسبوع يمثل عبئًا نفسيًا، لكن إعادة تشكيل هذه الفكرة قد يحوّل هذا اليوم إلى فرصة للانطلاق بقوة.

ولذا يُقترح تخصيصه للمهام الكبرى أو ذات الأولوية، وتأجيل الاجتماعات إلى منتصف الأسبوع لتحقيق نتائج أفضل.

إدارة التوتر

لا يمكن إغفال أثر التوتر على الإنتاجية. وقد أثبتت الدراسات أن التمارين الرياضية، والتأمل، والكتابة، أو حتى الدردشة مع زميل موثوق، هي من الوسائل الفعالة في إدارة الضغط النفسي، مما ينعكس إيجابًا على أداء الفرد في العمل والحياة.

وتجدر الإشارة إلى أن مهارات إدارة الوقت ليست ترفًا، بل ضرورة لرفع الكفاءة وتحقيق التوازن بين العمل والحياة.

ومن خلال اعتماد استراتيجيات مجربة، وتوظيف التكنولوجيا بشكل ذكي، والحرص على التخطيط والتنظيم، يمكن لكل فرد أن يحقق مستويات أعلى من الإنتاجية ويصل إلى أهدافه بثقة وفعالية.